Capsule CRM vs Gist: Welches ist besser in 2026?
Der Einstieg kostet bei Capsule CRM 14,00 £ pro Nutzer und Monat, bei Gist 19,00 $ pro Konto - über die Entscheidung sagt das wenig. Dieser Vergleich stellt beide Tools gegenüber: Stärken und Schwächen im Alltag, die Gesamtkosten für Ihre Teamgröße, die Kostenposten neben der Lizenz und die Frage, für welches Team sich welches Werkzeug wirklich rechnet.
TL;DR - die Kurzfassung
Capsule CRM kurz gefasst
Capsule CRM passt zu kleinen Agenturen und Dienstleistern, die eine saubere Kontaktverwaltung mit leichter Pipeline brauchen und bewusst auf Overhead verzichten.
Wählen Sie Gist, wenn …
- Funktionsbreite zählt: 5 von 7 verglichenen Funktionen sind abgedeckt, bei Capsule CRM sind es 1.
- der Preis nicht am einzelnen Sitz hängt: Gist rechnet pro Konto ab, Capsule CRM pro Nutzer - prüfen Sie dann, wie viele Sitze der Tarif abdeckt.
Gist passt zu kleinen Firmen, die Chat, Wissensdatenbank und E-Mail-Marketing bündeln wollen und dafür bewusst auf Funktionstiefe verzichten: Der Anbieter tritt selbst gegen die Kombination aus Intercom, ActiveCampaign und Calendly an, und beim Preis gewinnt er diesen Vergleich.
Capsule CRM und Gist im Kurzprofil
Capsule CRM
Nischen-, Service- und Projekt-CRM
Capsule CRM liefert minimalistisches Pipeline-Management mit einem stark Tag-basierten System für die Kontaktorganisation. Xero und Transmit sind angebunden. Passend für kleine Agenturen, die reine Kontaktverwaltung ohne Overhead brauchen; der Einstieg wird in Pfund abgerechnet.
- Preis
- ab 14,00 £ / MonatGBP 14 (ca. 14 Pfund pro Nutzer/Monat)
- Preismodell
- Freemium
Gist
Nischen-, Service- und Projekt-CRM
Gist bündelt Live-Chat, Wissensdatenbank, Chatbots, E-Mail-Marketing, Automationen, Formulare und Terminbuchung in einem Abo und tritt damit ausdrücklich gegen die Kombination aus Intercom, ActiveCampaign und Calendly an. Eine schlanke Deal-Pipeline gehört dazu, bleibt aber Nebenschauplatz. Abgerechnet wird zweigleisig: Support nach Sitzen, Marketing nach Kontaktstaffel; Nutzer ohne Support-Zugang sind unbegrenzt und kostenlos.
- Preis
- ab 19,00 $ / Monat$19 (Marketing Professional, 1.000 Kontakte)
- Preismodell
- Freemium
Stärken und Schwächen im direkten Vergleich
Feature-Listen sagen, was ein Tool kann. Interessanter ist, was im Alltag trägt und wo es klemmt. Die folgenden Punkte stammen aus unserer Recherche zu Preisstruktur, Funktionsumfang und Positionierung der beiden Anbieter.
Capsule CRM
Stärken
- Das Tag-basierte System organisiert Kontakte flexibler als starre Felder
- Minimalistisches Pipeline-Management ohne Einführungsprojekt
- Xero ist für die Buchhaltungsseite angebunden
- Ein kostenloser Plan erlaubt den Einstieg ohne Budget
Schwächen
- Die Abrechnung erfolgt in britischen Pfund, was für Euro-Budgets ein Wechselkursrisiko bedeutet
- Die Kontaktzahl ist je Stufe begrenzt
- Für komplexe Prozesse und tiefes Reporting fehlt die Funktionstiefe
Gist
Stärken
- Live-Chat, Wissensdatenbank, Chatbots, E-Mail-Marketing und Formulare in einem Abo
- Nutzer ohne Support-Zugang sind unbegrenzt und kostenlos
- Dauerhaft kostenlose Pläne für Support und Marketing, ohne Kreditkarte
- Der Chatbot Emma antwortet auf Basis der eigenen Support-Inhalte
- Terminbuchung, Produkt-Touren und Umfragen ersetzen weitere Einzelwerkzeuge
Schwächen
- Support wird nach Sitzen, Marketing nach Kontakten abgerechnet - zwei Preisachsen gleichzeitig
- Das Bündel ist die Summe beider Linien, einen echten Paketrabatt gibt es nicht
- Eigene Chatbots, Rollen, Berechtigungen sowie Salesforce und HubSpot erst in der Premium-Stufe
- Die Deal-Pipeline ist vorhanden, hat aber weder eigene Preisspur noch Dokumentation
- Der Blog des Anbieters endet 2024, die Preisseite trägt Reste alter Aktionen
Kosten-Deep-Dive: Was zahlen Sie wirklich?
Der Einstiegspreis ist ein Werbeversprechen, die Gesamtkosten sind eine Rechnung. Beide hängen an der Teamgröße, am Abrechnungsmodell und an Posten, die in keiner Preisliste stehen. Stellen Sie unten Ihre Teamgröße ein - die Summen aktualisieren sich für beide Tools.
So rechnen die beiden Anbieter ab
Capsule CRM startet mit GBP 14 (ca. 14 Pfund pro Nutzer/Monat) und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Freemium). Ein kostenloser Plan existiert und eignet sich für die Evaluierung.
Gist startet mit $19 (Marketing Professional, 1.000 Kontakte) und rechnet als Tarifpreis pro Konto ab (Preismodell: Freemium). Die nächste dokumentierte Stufe liegt bei $29 (Marketing Premium) - $48 (All-in-One) und steckt im Rechner hinter "Höherer Tarif". Ein kostenloser Plan existiert und eignet sich für die Evaluierung.
Gesamtkosten-Rechner
Teamgröße einstellen und die monatlichen sowie jährlichen Kosten beider Tools vergleichen.
3.360,00 £ pro Jahr · 14,00 £ pro Nutzer und Monat.
228,00 $ pro Jahr · Der Betrag gilt pro Konto: Die Summe bleibt gleich, solange die Nutzerobergrenze des Tarifs reicht - zusätzliche Sitze stehen in den Kostenposten.
Für diese Konstellation lässt sich keine Differenz bilden: mindestens ein Preis entsteht auf Anfrage oder wird in einer anderen Währung abgerechnet.
Grundlage sind die Listenpreise aus unserer Tool-Datenbank. Rabatte bei Jahresvorauszahlung, Add-ons und Onboarding-Gebühren sind nicht enthalten - was typischerweise dazukommt, steht direkt unter diesem Rechner.
Versteckte Kosten neben der Lizenz
Add-ons, Onboarding-Gebühren, Seat-Buckets, Kontaktstaffeln und Bindungsfristen verschieben die Rechnung häufig stärker als der Preis pro Nutzer. Was bei diesen beiden Anbietern typischerweise dazukommt:
Capsule CRM
Der Sonderfall bei Capsule ist die Währung: abgerechnet wird in Pfund, weshalb der Eurobetrag jeden Monat leicht schwankt und die Kreditkarte häufig ein Auslandsentgelt aufschlägt. Bei einem einzelnen Nutzer ist das Kleingeld, bei zwanzig Sitzen ein spürbarer Posten. Der zweite Punkt sind die Kontaktgrenzen: Jede Stufe deckt ein festes Kontaktvolumen ab, und der Wechsel entsteht meist durch den Datenbestand, nicht durch neue Funktionswünsche. Workflows, erweiterte Berichte und Berechtigungen sitzen in den höheren Stufen, für die Capsule ebenfalls in Pfund kalkuliert.
Gist
Gist rechnet auf zwei Achsen ab, und beide steigen unabhängig voneinander. Die erste sind Support-Sitze: zwei sind kostenlos, fünf kosten 29 USD, unbegrenzt kostet 99 USD. Die zweite ist die Kontaktstaffel des Marketing-Teils, die bei 200 Kontakten gratis beginnt und bei 50.000 Kontakten 399 USD erreicht. Wer beides nutzt, zahlt die Summe - die Bündelpreise sind exakt die Addition, ein Paketrabatt existiert nicht. Wichtig ist die Definition eines Kontakts: jede E-Mail-Adresse im Konto zählt, und Adressen entstehen auch über Chat, Formulare und Terminbuchungen. Das Kontingent wächst also von selbst. Der KI-Bot ist ein Add-on der Premium-Stufe, dessen Preis der Anbieter nicht öffentlich nennt; dasselbe gilt für die dedizierte IP.
Für wen ist Capsule CRM und für wen Gist?
Beide Tools sind gut - für unterschiedliche Teams. Die häufigste Fehlentscheidung ist nicht das schlechtere Produkt, sondern das falsche Profil.
Capsule CRM passt zu …
Capsule CRM passt zu kleinen Agenturen und Dienstleistern, die eine saubere Kontaktverwaltung mit leichter Pipeline brauchen und bewusst auf Overhead verzichten. Die Tag-Logik ist für Netzwerkarbeit angenehm flexibel. Wer in Euro plant und jeden Monat denselben Betrag sehen will, sollte die Wechselkursfrage vorab klären; wer komplexe Vertriebsprozesse abbilden muss, ist bei den Pipeline-Spezialisten oder in der Enterprise-Kategorie besser aufgehoben.
Gist passt zu …
Gist passt zu kleinen Firmen, die Chat, Wissensdatenbank und E-Mail-Marketing bündeln wollen und dafür bewusst auf Funktionstiefe verzichten: Der Anbieter tritt selbst gegen die Kombination aus Intercom, ActiveCampaign und Calendly an, und beim Preis gewinnt er diesen Vergleich. Weil Nutzer ohne Support-Zugang nichts kosten, ist es für größere Teams mit wenigen Chat-Agenten günstig. Wer ein Vertriebs-CRM mit Prognose und Reporting sucht, bekommt hier nur eine Deal-Liste - und sollte einkalkulieren, dass die öffentliche Weiterentwicklung des Produkts seit 2024 kaum sichtbar ist.
Alle technischen Details im Überblick
Die Tabelle listet alle Preisangaben und die 7 Funktionen, die für mindestens eines der beiden Tools erfasst sind. Ein Nein heißt, dass wir die Angabe geprüft haben und die Funktion im Produkt fehlt. Ein Strich heißt, dass dazu keine Angabe vorliegt - nicht, dass die Funktion fehlt.
Gist bringt Chat- oder Messenger-Postfach und Sequenzen mit SMS, Chat oder LinkedIn mit, Capsule CRM nicht. Nur bei Capsule CRM erfasst: ERP- und Finanzintegration. Nur bei Gist erfasst: KI-Funktionen, Marketing-Automatisierung und Social-Media- und LinkedIn-Integration. Auf Warmup und Postfach-Rotation verzichten beide.
| Kriterium | Capsule CRM | Gist |
|---|---|---|
| Einstiegspreis | ab 14,00 £ / MonatGBP 14 (ca. 14 Pfund pro Nutzer/Monat) | ab 19,00 $ / Monat$19 (Marketing Professional, 1.000 Kontakte) |
| High-Tier-Preis | – | $29 (Marketing Premium) - $48 (All-in-One) |
| Preismodell | Freemium | Freemium |
| Kostenloser Plan | Ja | Ja |
| Kategorie | Nischen-, Service- und Projekt-CRM | Nischen-, Service- und Projekt-CRM |
| Chat- oder Messenger-Postfach | Nein | Ja |
| ERP- und Finanzintegration | Ja | – |
| KI-Funktionen | – | Ja |
| Marketing-Automatisierung | – | Ja |
| Sequenzen mit SMS, Chat oder LinkedIn | Nein | Ja |
| Social-Media- und LinkedIn-Integration | – | Ja |
| Warmup und Postfach-Rotation | Nein | Nein |
Fazit: Capsule CRM oder Gist?
Die Einstiegspreise lassen sich nicht direkt gegenüberstellen. Beim Funktionsumfang liegt Gist vorn: 5 von 7 verglichenen Funktionen sind abgedeckt.
Für ein Team mit 20 Nutzern heißt das konkret: Capsule CRM kostet 280,00 £ pro Monat, Gist 19,00 $ pro Monat (Tarifpreis pro Konto, nicht pro Nutzer gerechnet). Ein direkter Kostenvergleich ist hier nicht möglich, weil mindestens ein Preis individuell entsteht oder in einer anderen Währung abgerechnet wird. Dazu kommen in beiden Fällen die Posten aus dem Kostenabschnitt: sie entscheiden häufiger über das Budget als der Preis pro Nutzer.
Häufige Fragen zu Capsule CRM und Gist
- Was ist der Hauptunterschied zwischen Capsule CRM und Gist?
- Die Zielgruppe. Capsule CRM passt zu kleinen Agenturen und Dienstleistern, die eine saubere Kontaktverwaltung mit leichter Pipeline brauchen und bewusst auf Overhead verzichten. Gist passt zu kleinen Firmen, die Chat, Wissensdatenbank und E-Mail-Marketing bündeln wollen und dafür bewusst auf Funktionstiefe verzichten: Der Anbieter tritt selbst gegen die Kombination aus Intercom, ActiveCampaign und Calendly an, und beim Preis gewinnt er diesen Vergleich.
- Ist Capsule CRM oder Gist günstiger?
- Die Einstiegspreise sind nicht direkt vergleichbar. Capsule CRM: ab 14,00 £ / Monat. Gist: ab 19,00 $ / Monat. Ein belastbarer Vergleich entsteht erst über die Gesamtkosten für die eigene Teamgröße.
- Was kosten Capsule CRM und Gist bei 20 Nutzern?
- Bei 20 Nutzern im Einstiegstarif kostet Capsule CRM 280,00 £ pro Monat, Gist 19,00 $ pro Monat (Tarifpreis pro Konto, nicht pro Nutzer gerechnet). Eine Differenz lässt sich daraus nicht bilden, weil mindestens ein Preis auf Anfrage entsteht oder in einer anderen Währung abgerechnet wird.
- Welches Tool ist für ein kleines Team mit 5 Nutzern günstiger?
- Bei 5 Nutzern im Einstiegstarif kostet Capsule CRM 70,00 £ pro Monat, Gist 19,00 $ pro Monat (Tarifpreis pro Konto, nicht pro Nutzer gerechnet). Eine Differenz lässt sich daraus nicht bilden, weil mindestens ein Preis auf Anfrage entsteht oder in einer anderen Währung abgerechnet wird.
- Wie unterscheiden sich Capsule CRM und Gist im Funktionsumfang?
- Capsule CRM deckt 1 von 7 verglichenen Funktionen ab, Gist 5. Der Vorsprung von Gist sagt allerdings nichts darüber, ob die zusätzlichen Funktionen zu Ihrem Prozess passen - die Tabelle auf dieser Seite zeigt die Unterschiede im Einzelnen.
- Gibt es bei Capsule CRM oder Gist einen kostenlosen Plan?
- Beide: Capsule CRM und Gist bieten einen kostenlosen Plan. Entscheidend sind die Grenzen dieser Pläne - meist die Nutzerzahl, das Kontaktvolumen oder der Funktionsumfang.
- Welche versteckten Kosten haben Capsule CRM und Gist?
- Capsule CRM: Der Sonderfall bei Capsule ist die Währung: abgerechnet wird in Pfund, weshalb der Eurobetrag jeden Monat leicht schwankt und die Kreditkarte häufig ein Auslandsentgelt aufschlägt. Gist: Gist rechnet auf zwei Achsen ab, und beide steigen unabhängig voneinander. Die Details stehen im Kostenabschnitt dieser Seite.
- Welche Schwächen haben Capsule CRM und Gist?
- Capsule CRM: Die Abrechnung erfolgt in britischen Pfund, was für Euro-Budgets ein Wechselkursrisiko bedeutet. Gist: Support wird nach Sitzen, Marketing nach Kontakten abgerechnet - zwei Preisachsen gleichzeitig.
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