Capsule CRM vs Teamwork.com: Welches ist besser in 2026?
Der Einstieg kostet bei Capsule CRM 14,00 £ pro Nutzer und Monat, bei Teamwork.com 9,99 $ pro Nutzer und Monat - über die Entscheidung sagt das wenig. Dieser Vergleich stellt beide Tools gegenüber: Stärken und Schwächen im Alltag, die Gesamtkosten für Ihre Teamgröße, die Kostenposten neben der Lizenz und die Frage, für welches Team sich welches Werkzeug wirklich rechnet.
TL;DR - die Kurzfassung
Capsule CRM kurz gefasst
Capsule CRM passt zu kleinen Agenturen und Dienstleistern, die eine saubere Kontaktverwaltung mit leichter Pipeline brauchen und bewusst auf Overhead verzichten.
Wählen Sie Teamwork.com, wenn …
- Funktionsbreite zählt: 3 von 6 verglichenen Funktionen sind abgedeckt, bei Capsule CRM sind es 1.
Teamwork.com passt zu Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleistern, deren Geld in Projekten verdient wird: Wer wissen muss, ob ein Kunde nach abgerechneten Stunden noch profitabel ist, findet hier die Auswertung dafür.
Capsule CRM und Teamwork.com im Kurzprofil
Capsule CRM
Nischen-, Service- und Projekt-CRM
Capsule CRM liefert minimalistisches Pipeline-Management mit einem stark Tag-basierten System für die Kontaktorganisation. Xero und Transmit sind angebunden. Passend für kleine Agenturen, die reine Kontaktverwaltung ohne Overhead brauchen; der Einstieg wird in Pfund abgerechnet.
- Preis
- ab 14,00 £ / MonatGBP 14 (ca. 14 Pfund pro Nutzer/Monat)
- Preismodell
- Freemium
Teamwork.com
Nischen-, Service- und Projekt-CRM
Teamwork.com ist eine Plattform für Kundenprojekte: Aufgaben in Gantt-, Tabellen- und Board-Ansicht, Zeiterfassung, Retainer, Auslastungsplanung und Margenauswertung je Kunde. QuickBooks, Xero und NetSuite hängen an der Abrechnung, HubSpot und Salesforce an der Vertriebsseite. Eine eigene Deal-Pipeline gibt es nicht; ab der Optimize-Stufe werden Pipelines aus dem angebundenen CRM zu vorläufigen Projekten. Zielgruppe sind Agenturen, Beratungen und Dienstleister.
- Preis
- ab 9,99 $ / Monat$9.99 (Basics, Jahreszahlung, mindestens 3 Nutzer)
- Preismodell
- Freemium
Stärken und Schwächen im direkten Vergleich
Feature-Listen sagen, was ein Tool kann. Interessanter ist, was im Alltag trägt und wo es klemmt. Die folgenden Punkte stammen aus unserer Recherche zu Preisstruktur, Funktionsumfang und Positionierung der beiden Anbieter.
Capsule CRM
Stärken
- Das Tag-basierte System organisiert Kontakte flexibler als starre Felder
- Minimalistisches Pipeline-Management ohne Einführungsprojekt
- Xero ist für die Buchhaltungsseite angebunden
- Ein kostenloser Plan erlaubt den Einstieg ohne Budget
Schwächen
- Die Abrechnung erfolgt in britischen Pfund, was für Euro-Budgets ein Wechselkursrisiko bedeutet
- Die Kontaktzahl ist je Stufe begrenzt
- Für komplexe Prozesse und tiefes Reporting fehlt die Funktionstiefe
Teamwork.com
Stärken
- Aufgaben, Gantt, Zeiterfassung und Auslastung liegen in einem System
- Aus erfassten Zeiten entstehen ab der Accelerate-Stufe direkt Kundenrechnungen
- QuickBooks, Xero und NetSuite hängen an der Abrechnung
- Kundenzugänge sind unbegrenzt und kostenlos, gezählt werden nur Team-Sitze
- Ein dauerhaft kostenloser Plan deckt fünf Nutzer und fünf Projekte ab
Schwächen
- Basics verlangt mindestens drei, Accelerate mindestens fünf bezahlte Sitze
- Keine eigene Vertriebspipeline, Deals kommen aus dem angebundenen CRM
- Zeitnachweise, Auslastungsplanung und Rechnungen beginnen erst bei Accelerate
- Margen, Angebote und Mehrwährungsfähigkeit sitzen in den Stufen ohne öffentlichen Preis
- Ab September 2026 stellt der Anbieter die KI-Funktionen auf verbrauchsabhängige Credits um
Kosten-Deep-Dive: Was zahlen Sie wirklich?
Der Einstiegspreis ist ein Werbeversprechen, die Gesamtkosten sind eine Rechnung. Beide hängen an der Teamgröße, am Abrechnungsmodell und an Posten, die in keiner Preisliste stehen. Stellen Sie unten Ihre Teamgröße ein - die Summen aktualisieren sich für beide Tools.
So rechnen die beiden Anbieter ab
Capsule CRM startet mit GBP 14 (ca. 14 Pfund pro Nutzer/Monat) und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Freemium). Ein kostenloser Plan existiert und eignet sich für die Evaluierung.
Teamwork.com startet mit $9.99 (Basics, Jahreszahlung, mindestens 3 Nutzer) und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Freemium). Die nächste dokumentierte Stufe liegt bei $24.99 (Accelerate, mindestens 5 Nutzer) und steckt im Rechner hinter "Höherer Tarif". Ein kostenloser Plan existiert und eignet sich für die Evaluierung.
Gesamtkosten-Rechner
Teamgröße einstellen und die monatlichen sowie jährlichen Kosten beider Tools vergleichen.
3.360,00 £ pro Jahr · 14,00 £ pro Nutzer und Monat.
2.397,60 $ pro Jahr · 9,99 $ pro Nutzer und Monat.
Für diese Konstellation lässt sich keine Differenz bilden: mindestens ein Preis entsteht auf Anfrage oder wird in einer anderen Währung abgerechnet.
Grundlage sind die Listenpreise aus unserer Tool-Datenbank. Rabatte bei Jahresvorauszahlung, Add-ons und Onboarding-Gebühren sind nicht enthalten - was typischerweise dazukommt, steht direkt unter diesem Rechner.
Versteckte Kosten neben der Lizenz
Add-ons, Onboarding-Gebühren, Seat-Buckets, Kontaktstaffeln und Bindungsfristen verschieben die Rechnung häufig stärker als der Preis pro Nutzer. Was bei diesen beiden Anbietern typischerweise dazukommt:
Capsule CRM
Der Sonderfall bei Capsule ist die Währung: abgerechnet wird in Pfund, weshalb der Eurobetrag jeden Monat leicht schwankt und die Kreditkarte häufig ein Auslandsentgelt aufschlägt. Bei einem einzelnen Nutzer ist das Kleingeld, bei zwanzig Sitzen ein spürbarer Posten. Der zweite Punkt sind die Kontaktgrenzen: Jede Stufe deckt ein festes Kontaktvolumen ab, und der Wechsel entsteht meist durch den Datenbestand, nicht durch neue Funktionswünsche. Workflows, erweiterte Berichte und Berechtigungen sitzen in den höheren Stufen, für die Capsule ebenfalls in Pfund kalkuliert.
Teamwork.com
Die Mindestnutzerzahl ist der Posten, den man in der Preisliste leicht übersieht: Basics wird ab drei Sitzen verkauft, Accelerate ab fünf. Ein Zweierteam zahlt also rund 30 USD im Monat statt 20, und wer Zeitnachweise oder Rechnungsstellung braucht, landet bei mindestens 125 USD. Die zweite Stufe der Kostenkurve sind die Funktionen selbst: Zeitbudgets, Retainer, Auslastung und einfache Rechnungen beginnen bei Accelerate, während Margenauswertung, Angebote, Mehrwährungsfähigkeit und Salesforce erst in Optimize und Enterprise sitzen - und für beide Stufen gibt es keinen Listenpreis. Helpdesk und Wissensdatenbank sind mit Teamwork Desk ein eigenes Abo ab 9,50 USD pro Nutzer. Angekündigt ist außerdem der Wechsel der KI-Funktionen auf verbrauchsabhängige Credits.
Für wen ist Capsule CRM und für wen Teamwork.com?
Beide Tools sind gut - für unterschiedliche Teams. Die häufigste Fehlentscheidung ist nicht das schlechtere Produkt, sondern das falsche Profil.
Capsule CRM passt zu …
Capsule CRM passt zu kleinen Agenturen und Dienstleistern, die eine saubere Kontaktverwaltung mit leichter Pipeline brauchen und bewusst auf Overhead verzichten. Die Tag-Logik ist für Netzwerkarbeit angenehm flexibel. Wer in Euro plant und jeden Monat denselben Betrag sehen will, sollte die Wechselkursfrage vorab klären; wer komplexe Vertriebsprozesse abbilden muss, ist bei den Pipeline-Spezialisten oder in der Enterprise-Kategorie besser aufgehoben.
Teamwork.com passt zu …
Teamwork.com passt zu Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleistern, deren Geld in Projekten verdient wird: Wer wissen muss, ob ein Kunde nach abgerechneten Stunden noch profitabel ist, findet hier die Auswertung dafür. Vertrieb und Lieferung lassen sich über die HubSpot- oder Salesforce-Anbindung verbinden. Als CRM ist das Produkt nicht gedacht - es gibt keine Leads und keine Deals. Kleine Teams ohne Projektgeschäft zahlen für Kapazitätsplanung, die sie nie brauchen.
Alle technischen Details im Überblick
Die Tabelle listet alle Preisangaben und die 6 Funktionen, die für mindestens eines der beiden Tools erfasst sind. Ein Nein heißt, dass wir die Angabe geprüft haben und die Funktion im Produkt fehlt. Ein Strich heißt, dass dazu keine Angabe vorliegt - nicht, dass die Funktion fehlt.
Nur bei Teamwork.com erfasst: KI-Funktionen und Projekt- und Aufgabenmanagement. Gemeinsam decken beide ERP- und Finanzintegration ab - diese Punkte taugen nicht als Entscheidungskriterium. Auf Chat- oder Messenger-Postfach, Sequenzen mit SMS, Chat oder LinkedIn und Warmup und Postfach-Rotation verzichten beide.
| Kriterium | Capsule CRM | Teamwork.com |
|---|---|---|
| Einstiegspreis | ab 14,00 £ / MonatGBP 14 (ca. 14 Pfund pro Nutzer/Monat) | ab 9,99 $ / Monat$9.99 (Basics, Jahreszahlung, mindestens 3 Nutzer) |
| High-Tier-Preis | – | $24.99 (Accelerate, mindestens 5 Nutzer) |
| Preismodell | Freemium | Freemium |
| Kostenloser Plan | Ja | Ja |
| Kategorie | Nischen-, Service- und Projekt-CRM | Nischen-, Service- und Projekt-CRM |
| Chat- oder Messenger-Postfach | Nein | Nein |
| ERP- und Finanzintegration | Ja | Ja |
| KI-Funktionen | – | Ja |
| Projekt- und Aufgabenmanagement | – | Ja |
| Sequenzen mit SMS, Chat oder LinkedIn | Nein | Nein |
| Warmup und Postfach-Rotation | Nein | Nein |
Fazit: Capsule CRM oder Teamwork.com?
Die Einstiegspreise lassen sich nicht direkt gegenüberstellen. Beim Funktionsumfang liegt Teamwork.com vorn: 3 von 6 verglichenen Funktionen sind abgedeckt.
Für ein Team mit 20 Nutzern heißt das konkret: Capsule CRM kostet 280,00 £ pro Monat, Teamwork.com 199,80 $ pro Monat. Ein direkter Kostenvergleich ist hier nicht möglich, weil mindestens ein Preis individuell entsteht oder in einer anderen Währung abgerechnet wird. Dazu kommen in beiden Fällen die Posten aus dem Kostenabschnitt: sie entscheiden häufiger über das Budget als der Preis pro Nutzer.
Häufige Fragen zu Capsule CRM und Teamwork.com
- Was ist der Hauptunterschied zwischen Capsule CRM und Teamwork.com?
- Die Zielgruppe. Capsule CRM passt zu kleinen Agenturen und Dienstleistern, die eine saubere Kontaktverwaltung mit leichter Pipeline brauchen und bewusst auf Overhead verzichten. Teamwork.com passt zu Agenturen, Beratungen und IT-Dienstleistern, deren Geld in Projekten verdient wird: Wer wissen muss, ob ein Kunde nach abgerechneten Stunden noch profitabel ist, findet hier die Auswertung dafür.
- Ist Capsule CRM oder Teamwork.com günstiger?
- Die Einstiegspreise sind nicht direkt vergleichbar. Capsule CRM: ab 14,00 £ / Monat. Teamwork.com: ab 9,99 $ / Monat. Ein belastbarer Vergleich entsteht erst über die Gesamtkosten für die eigene Teamgröße.
- Was kosten Capsule CRM und Teamwork.com bei 20 Nutzern?
- Bei 20 Nutzern im Einstiegstarif kostet Capsule CRM 280,00 £ pro Monat, Teamwork.com 199,80 $ pro Monat. Eine Differenz lässt sich daraus nicht bilden, weil mindestens ein Preis auf Anfrage entsteht oder in einer anderen Währung abgerechnet wird.
- Welches Tool ist für ein kleines Team mit 5 Nutzern günstiger?
- Bei 5 Nutzern im Einstiegstarif kostet Capsule CRM 70,00 £ pro Monat, Teamwork.com 49,95 $ pro Monat. Eine Differenz lässt sich daraus nicht bilden, weil mindestens ein Preis auf Anfrage entsteht oder in einer anderen Währung abgerechnet wird.
- Wie unterscheiden sich Capsule CRM und Teamwork.com im Funktionsumfang?
- Capsule CRM deckt 1 von 6 verglichenen Funktionen ab, Teamwork.com 3. Der Vorsprung von Teamwork.com sagt allerdings nichts darüber, ob die zusätzlichen Funktionen zu Ihrem Prozess passen - die Tabelle auf dieser Seite zeigt die Unterschiede im Einzelnen.
- Gibt es bei Capsule CRM oder Teamwork.com einen kostenlosen Plan?
- Beide: Capsule CRM und Teamwork.com bieten einen kostenlosen Plan. Entscheidend sind die Grenzen dieser Pläne - meist die Nutzerzahl, das Kontaktvolumen oder der Funktionsumfang.
- Welche versteckten Kosten haben Capsule CRM und Teamwork.com?
- Capsule CRM: Der Sonderfall bei Capsule ist die Währung: abgerechnet wird in Pfund, weshalb der Eurobetrag jeden Monat leicht schwankt und die Kreditkarte häufig ein Auslandsentgelt aufschlägt. Teamwork.com: Die Mindestnutzerzahl ist der Posten, den man in der Preisliste leicht übersieht: Basics wird ab drei Sitzen verkauft, Accelerate ab fünf. Die Details stehen im Kostenabschnitt dieser Seite.
- Welche Schwächen haben Capsule CRM und Teamwork.com?
- Capsule CRM: Die Abrechnung erfolgt in britischen Pfund, was für Euro-Budgets ein Wechselkursrisiko bedeutet. Teamwork.com: Basics verlangt mindestens drei, Accelerate mindestens fünf bezahlte Sitze.
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