Act! vs Capsule CRM: Welches ist besser in 2026?
Der Einstieg kostet bei Act! 20,00 $ pro Nutzer und Monat, bei Capsule CRM 14,00 £ pro Nutzer und Monat - über die Entscheidung sagt das wenig. Dieser Vergleich stellt beide Tools gegenüber: Stärken und Schwächen im Alltag, die Gesamtkosten für Ihre Teamgröße, die Kostenposten neben der Lizenz und die Frage, für welches Team sich welches Werkzeug wirklich rechnet.
TL;DR - die Kurzfassung
Act! kurz gefasst
Act!
Wählen Sie Capsule CRM, wenn …
- Sie ohne Budget starten wollen - Capsule CRM hat einen kostenlosen Plan, Act! nicht.
Capsule CRM passt zu kleinen Agenturen und Dienstleistern, die eine saubere Kontaktverwaltung mit leichter Pipeline brauchen und bewusst auf Overhead verzichten.
Act! und Capsule CRM im Kurzprofil
Act!
Nischen-, Legacy- und ERP-CRM
Act! ist ein Legacy-System im besten Sinne: klassisches, ordnerbasiertes Kontaktmanagement mit Offline-Synchronisation. Outlook und QuickBooks sind angebunden. Relevant für Traditionsunternehmen und Teams, die auch ohne durchgehende Internetverbindung arbeiten müssen.
- Preis
- ab 20,00 $ / Monat$20
- Preismodell
- Abonnement
Capsule CRM
Nischen-, Legacy- und ERP-CRM
Capsule CRM liefert minimalistisches Pipeline-Management mit einem stark Tag-basierten System für die Kontaktorganisation. Xero und Transmit sind angebunden. Passend für kleine Agenturen, die reine Kontaktverwaltung ohne Overhead brauchen; der Einstieg wird in Pfund abgerechnet.
- Preis
- ab 14,00 £ / MonatGBP 14 (ca. 14 Pfund pro Nutzer/Monat)
- Preismodell
- Freemium
Stärken und Schwächen im direkten Vergleich
Feature-Listen sagen, was ein Tool kann. Interessanter ist, was im Alltag trägt und wo es klemmt. Die folgenden Punkte stammen aus unserer Recherche zu Preisstruktur, Funktionsumfang und Positionierung der beiden Anbieter.
Act!
Stärken
- Offline-Synchronisation erlaubt Arbeit ohne durchgehende Internetverbindung
- Klassisches, ordnerbasiertes Kontaktmanagement mit langer Lernhistorie im Markt
- Outlook und QuickBooks sind angebunden
- Betrieb als Desktop-Installation oder als Cloud-Abo möglich
Schwächen
- Das Bedienkonzept stammt aus der Desktop-Ära und wirkt neben modernen Oberflächen sperrig
- Kein kostenloser Plan
- Der Legacy-Charakter bedeutet wenig Bewegung bei KI- und Automatisierungsfunktionen
Capsule CRM
Stärken
- Das Tag-basierte System organisiert Kontakte flexibler als starre Felder
- Minimalistisches Pipeline-Management ohne Einführungsprojekt
- Xero ist für die Buchhaltungsseite angebunden
- Ein kostenloser Plan erlaubt den Einstieg ohne Budget
Schwächen
- Die Abrechnung erfolgt in britischen Pfund, was für Euro-Budgets ein Wechselkursrisiko bedeutet
- Die Kontaktzahl ist je Stufe begrenzt
- Für komplexe Prozesse und tiefes Reporting fehlt die Funktionstiefe
Kosten-Deep-Dive: Was zahlen Sie wirklich?
Der Einstiegspreis ist ein Werbeversprechen, die Gesamtkosten sind eine Rechnung. Beide hängen an der Teamgröße, am Abrechnungsmodell und an Posten, die in keiner Preisliste stehen. Stellen Sie unten Ihre Teamgröße ein - die Summen aktualisieren sich für beide Tools.
So rechnen die beiden Anbieter ab
Act! startet mit $20 und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Abonnement). Einen kostenlosen Plan gibt es nicht, der Einstieg läuft über eine Testphase.
Capsule CRM startet mit GBP 14 (ca. 14 Pfund pro Nutzer/Monat) und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Freemium). Ein kostenloser Plan existiert und eignet sich für die Evaluierung.
Gesamtkosten-Rechner
Teamgröße einstellen und die monatlichen sowie jährlichen Kosten beider Tools vergleichen.
4.800,00 $ pro Jahr · 20,00 $ pro Nutzer und Monat.
3.360,00 £ pro Jahr · 14,00 £ pro Nutzer und Monat.
Für diese Konstellation lässt sich keine Differenz bilden: mindestens ein Preis entsteht auf Anfrage oder wird in einer anderen Währung abgerechnet.
Grundlage sind die Listenpreise aus unserer Tool-Datenbank. Rabatte bei Jahresvorauszahlung, Add-ons und Onboarding-Gebühren sind nicht enthalten - was typischerweise dazukommt, steht direkt unter diesem Rechner.
Versteckte Kosten neben der Lizenz
Add-ons, Onboarding-Gebühren, Seat-Buckets, Kontaktstaffeln und Bindungsfristen verschieben die Rechnung häufig stärker als der Preis pro Nutzer. Was bei diesen beiden Anbietern typischerweise dazukommt:
Act!
Bei Act! entscheidet die Betriebsform über die Kostenstruktur. Das Cloud-Abo ist der einfache Fall mit dem genannten Preis pro Nutzer. Bei der Desktop-Variante kommen Posten dazu, die im Abo enthalten wären: der Wechsel auf eine neue Hauptversion, das Hosting oder der eigene Server, Datensicherung und ein Support-Paket, das bei Act! nicht automatisch Teil der Lizenz ist. Der stille Kostenblock ist die Datenmigration - Act!-Bestände sind häufig über Jahre gewachsen, und genau diese Historie macht sowohl den Wert als auch den Aufwand eines späteren Wechsels aus.
Capsule CRM
Der Sonderfall bei Capsule ist die Währung: abgerechnet wird in Pfund, weshalb der Eurobetrag jeden Monat leicht schwankt und die Kreditkarte häufig ein Auslandsentgelt aufschlägt. Bei einem einzelnen Nutzer ist das Kleingeld, bei zwanzig Sitzen ein spürbarer Posten. Der zweite Punkt sind die Kontaktgrenzen: Jede Stufe deckt ein festes Kontaktvolumen ab, und der Wechsel entsteht meist durch den Datenbestand, nicht durch neue Funktionswünsche. Workflows, erweiterte Berichte und Berechtigungen sitzen in den höheren Stufen, für die Capsule ebenfalls in Pfund kalkuliert.
Für wen ist Act! und für wen Capsule CRM?
Beide Tools sind gut - für unterschiedliche Teams. Die häufigste Fehlentscheidung ist nicht das schlechtere Produkt, sondern das falsche Profil.
Act! passt zu …
Act! passt zu Traditionsunternehmen und Teams, die auch ohne stabile Internetverbindung arbeiten müssen: Außendienst in ländlichen Regionen, Handwerk, Handelsvertretungen mit gewachsenem Kontaktbestand. Wer diese Anforderung hat, findet im Cloud-Markt kaum Ersatz. Für digital arbeitende SaaS-Teams, die Automatisierung und Integrationen erwarten, ist das Produkt die falsche Generation.
Capsule CRM passt zu …
Capsule CRM passt zu kleinen Agenturen und Dienstleistern, die eine saubere Kontaktverwaltung mit leichter Pipeline brauchen und bewusst auf Overhead verzichten. Die Tag-Logik ist für Netzwerkarbeit angenehm flexibel. Wer in Euro plant und jeden Monat denselben Betrag sehen will, sollte die Wechselkursfrage vorab klären; wer komplexe Vertriebsprozesse abbilden muss, ist bei den Pipeline-Spezialisten oder in der Enterprise-Kategorie besser aufgehoben.
Alle technischen Details im Überblick
Die Tabelle listet alle Preisangaben und die 1 Funktionen, die für mindestens eines der beiden Tools erfasst sind. Ein Strich bedeutet, dass zu diesem Punkt keine Angabe vorliegt - nicht, dass die Funktion fehlt.
Gemeinsam decken beide ERP- und Finanzintegration ab - diese Punkte taugen nicht als Entscheidungskriterium. Exklusive Funktionen hat in unserer Matrix keines der beiden Tools - der Unterschied liegt in Preisstruktur und Zielgruppe.
| Kriterium | Act! | Capsule CRM |
|---|---|---|
| Einstiegspreis | ab 20,00 $ / Monat$20 | ab 14,00 £ / MonatGBP 14 (ca. 14 Pfund pro Nutzer/Monat) |
| Preismodell | Abonnement | Freemium |
| Kostenloser Plan | Nein | Ja |
| Kategorie | Nischen-, Legacy- und ERP-CRM | Nischen-, Legacy- und ERP-CRM |
| ERP- und Finanzintegration | Ja | Ja |
Fazit: Act! oder Capsule CRM?
Die Einstiegspreise lassen sich nicht direkt gegenüberstellen. Der erfasste Funktionsumfang ist vergleichbar - entscheide nach Arbeitsweise und bestehendem Tool-Stack.
Für ein Team mit 20 Nutzern heißt das konkret: Act! kostet 400,00 $ pro Monat, Capsule CRM 280,00 £ pro Monat. Ein direkter Kostenvergleich ist hier nicht möglich, weil mindestens ein Preis individuell entsteht oder in einer anderen Währung abgerechnet wird. Dazu kommen in beiden Fällen die Posten aus dem Kostenabschnitt: sie entscheiden häufiger über das Budget als der Preis pro Nutzer.
Häufige Fragen zu Act! und Capsule CRM
- Was ist der Hauptunterschied zwischen Act! und Capsule CRM?
- Die Zielgruppe. Act! Capsule CRM passt zu kleinen Agenturen und Dienstleistern, die eine saubere Kontaktverwaltung mit leichter Pipeline brauchen und bewusst auf Overhead verzichten.
- Ist Act! oder Capsule CRM günstiger?
- Die Einstiegspreise sind nicht direkt vergleichbar. Act!: ab 20,00 $ / Monat. Capsule CRM: ab 14,00 £ / Monat. Ein belastbarer Vergleich entsteht erst über die Gesamtkosten für die eigene Teamgröße.
- Was kosten Act! und Capsule CRM bei 20 Nutzern?
- Bei 20 Nutzern im Einstiegstarif kostet Act! 400,00 $ pro Monat, Capsule CRM 280,00 £ pro Monat. Eine Differenz lässt sich daraus nicht bilden, weil mindestens ein Preis auf Anfrage entsteht oder in einer anderen Währung abgerechnet wird.
- Welches Tool ist für ein kleines Team mit 5 Nutzern günstiger?
- Bei 5 Nutzern im Einstiegstarif kostet Act! 100,00 $ pro Monat, Capsule CRM 70,00 £ pro Monat. Eine Differenz lässt sich daraus nicht bilden, weil mindestens ein Preis auf Anfrage entsteht oder in einer anderen Währung abgerechnet wird.
- Wie unterscheiden sich Act! und Capsule CRM im Funktionsumfang?
- Act! deckt 1 von 1 verglichenen Funktionen ab, Capsule CRM 1. Der Umfang ist damit vergleichbar, entscheidend sind Arbeitsweise und Abrechnungsmodell.
- Gibt es bei Act! oder Capsule CRM einen kostenlosen Plan?
- Nur Capsule CRM bietet einen kostenlosen Plan. Bei Act! beginnt die Nutzung mit einem bezahlten Tarif (ab 20,00 $ / Monat).
- Welche versteckten Kosten haben Act! und Capsule CRM?
- Act!: Bei Act! Capsule CRM: Der Sonderfall bei Capsule ist die Währung: abgerechnet wird in Pfund, weshalb der Eurobetrag jeden Monat leicht schwankt und die Kreditkarte häufig ein Auslandsentgelt aufschlägt. Die Details stehen im Kostenabschnitt dieser Seite.
- Welche Schwächen haben Act! und Capsule CRM?
- Act!: Das Bedienkonzept stammt aus der Desktop-Ära und wirkt neben modernen Oberflächen sperrig. Capsule CRM: Die Abrechnung erfolgt in britischen Pfund, was für Euro-Budgets ein Wechselkursrisiko bedeutet.
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