Act! vs Apptivo: Welches ist besser in 2026?
Der Einstieg kostet bei Act! 20,00 $ pro Nutzer und Monat, bei Apptivo 10,00 $ pro Nutzer und Monat - über die Entscheidung sagt das wenig. Dieser Vergleich stellt beide Tools gegenüber: Stärken und Schwächen im Alltag, die Gesamtkosten für Ihre Teamgröße, die Kostenposten neben der Lizenz und die Frage, für welches Team sich welches Werkzeug wirklich rechnet.
TL;DR - die Kurzfassung
Act! kurz gefasst
Act!
Wählen Sie Apptivo, wenn …
- das Budget den Ausschlag gibt: 10,00 $ pro Nutzer und Monat gegenüber 20,00 $ pro Nutzer und Monat bei Act!.
Apptivo ist für flexible Kleinunternehmen mit leichtem ERP-Bedarf gedacht: Handel, Fertigung im Kleinen, Dienstleister mit eigener Rechnungsstellung.
Act! und Apptivo im Kurzprofil
Act!
Nischen-, Legacy- und ERP-CRM
Act! ist ein Legacy-System im besten Sinne: klassisches, ordnerbasiertes Kontaktmanagement mit Offline-Synchronisation. Outlook und QuickBooks sind angebunden. Relevant für Traditionsunternehmen und Teams, die auch ohne durchgehende Internetverbindung arbeiten müssen.
- Preis
- ab 20,00 $ / Monat$20
- Preismodell
- Abonnement
Apptivo
Nischen-, Legacy- und ERP-CRM
Apptivo ist ein ERP-Hybrid: neben dem Basis-CRM stehen Supply Chain Management und Rechnungsstellung bereit. G Suite und PayPal sind angebunden. Mit 10 USD pro Nutzer der günstigste Einstieg der gesamten Matrix, gedacht für flexibel agierende Kleinunternehmen mit leichtem ERP-Bedarf.
- Preis
- ab 10,00 $ / Monat$10
- Preismodell
- Abonnement
Stärken und Schwächen im direkten Vergleich
Feature-Listen sagen, was ein Tool kann. Interessanter ist, was im Alltag trägt und wo es klemmt. Die folgenden Punkte stammen aus unserer Recherche zu Preisstruktur, Funktionsumfang und Positionierung der beiden Anbieter.
Act!
Stärken
- Offline-Synchronisation erlaubt Arbeit ohne durchgehende Internetverbindung
- Klassisches, ordnerbasiertes Kontaktmanagement mit langer Lernhistorie im Markt
- Outlook und QuickBooks sind angebunden
- Betrieb als Desktop-Installation oder als Cloud-Abo möglich
Schwächen
- Das Bedienkonzept stammt aus der Desktop-Ära und wirkt neben modernen Oberflächen sperrig
- Kein kostenloser Plan
- Der Legacy-Charakter bedeutet wenig Bewegung bei KI- und Automatisierungsfunktionen
Apptivo
Stärken
- Mit 10 USD pro Nutzer der günstigste Einstieg der gesamten Matrix
- Supply Chain Management und Rechnungsstellung liegen neben dem CRM
- G Suite und PayPal sind direkt angebunden
- Der App-Baukasten lässt sich auf den eigenen Bedarf zuschneiden
Schwächen
- Die Funktionen verteilen sich über viele Einzel-Apps, die erst konfiguriert werden müssen
- Die Einstiegsstufe begrenzt die verfügbaren Apps und den Speicher
- Kein kostenloser Plan für den Dauerbetrieb
Kosten-Deep-Dive: Was zahlen Sie wirklich?
Der Einstiegspreis ist ein Werbeversprechen, die Gesamtkosten sind eine Rechnung. Beide hängen an der Teamgröße, am Abrechnungsmodell und an Posten, die in keiner Preisliste stehen. Stellen Sie unten Ihre Teamgröße ein - die Summen aktualisieren sich für beide Tools.
So rechnen die beiden Anbieter ab
Act! startet mit $20 und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Abonnement). Einen kostenlosen Plan gibt es nicht, der Einstieg läuft über eine Testphase.
Apptivo startet mit $10 und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Abonnement). Einen kostenlosen Plan gibt es nicht, der Einstieg läuft über eine Testphase.
Gesamtkosten-Rechner
Teamgröße einstellen und die monatlichen sowie jährlichen Kosten beider Tools vergleichen.
4.800,00 $ pro Jahr · 20,00 $ pro Nutzer und Monat.
2.400,00 $ pro Jahr · 10,00 $ pro Nutzer und Monat.
Bei 20 Nutzern ist Apptivo um 200,00 $ pro Monat günstiger - über zwölf Monate ergibt das 2.400,00 $ Unterschied.
Grundlage sind die Listenpreise aus unserer Tool-Datenbank. Rabatte bei Jahresvorauszahlung, Add-ons und Onboarding-Gebühren sind nicht enthalten - was typischerweise dazukommt, steht direkt unter diesem Rechner.
Versteckte Kosten neben der Lizenz
Add-ons, Onboarding-Gebühren, Seat-Buckets, Kontaktstaffeln und Bindungsfristen verschieben die Rechnung häufig stärker als der Preis pro Nutzer. Was bei diesen beiden Anbietern typischerweise dazukommt:
Act!
Bei Act! entscheidet die Betriebsform über die Kostenstruktur. Das Cloud-Abo ist der einfache Fall mit dem genannten Preis pro Nutzer. Bei der Desktop-Variante kommen Posten dazu, die im Abo enthalten wären: der Wechsel auf eine neue Hauptversion, das Hosting oder der eigene Server, Datensicherung und ein Support-Paket, das bei Act! nicht automatisch Teil der Lizenz ist. Der stille Kostenblock ist die Datenmigration - Act!-Bestände sind häufig über Jahre gewachsen, und genau diese Historie macht sowohl den Wert als auch den Aufwand eines späteren Wechsels aus.
Apptivo
Der niedrige Preis bezieht sich auf die Einstiegsstufe, und dort ist nicht die Nutzerzahl der Engpass, sondern der App-Zugang: Welche Module - von Rechnungsstellung bis Supply Chain - nutzbar sind, hängt an der Stufe, ebenso Speicherplatz und die Zahl benutzerdefinierter Felder. Wer den ERP-Teil wirklich braucht, landet in der Praxis eine oder zwei Stufen höher als geplant. Der beworbene Betrag gilt bei Jahreszahlung. Nicht zu unterschätzen ist der Einrichtungsaufwand: ein Baukasten mit vielen Apps verlangt Entscheidungen, die andere Anbieter für ihre Kunden vorwegnehmen.
Für wen ist Act! und für wen Apptivo?
Beide Tools sind gut - für unterschiedliche Teams. Die häufigste Fehlentscheidung ist nicht das schlechtere Produkt, sondern das falsche Profil.
Act! passt zu …
Act! passt zu Traditionsunternehmen und Teams, die auch ohne stabile Internetverbindung arbeiten müssen: Außendienst in ländlichen Regionen, Handwerk, Handelsvertretungen mit gewachsenem Kontaktbestand. Wer diese Anforderung hat, findet im Cloud-Markt kaum Ersatz. Für digital arbeitende SaaS-Teams, die Automatisierung und Integrationen erwarten, ist das Produkt die falsche Generation.
Apptivo passt zu …
Apptivo ist für flexible Kleinunternehmen mit leichtem ERP-Bedarf gedacht: Handel, Fertigung im Kleinen, Dienstleister mit eigener Rechnungsstellung. Wer CRM und Auftragsabwicklung in einem günstigen System will, findet hier das beste Preis-Funktions-Verhältnis der Matrix. Spezialisierte Vertriebsteams, die Geschwindigkeit und eine ausgereifte Pipeline-Oberfläche erwarten, sollten bei den Pipeline-Meistern bleiben.
Alle technischen Details im Überblick
Die Tabelle listet alle Preisangaben und die 1 Funktionen, die für mindestens eines der beiden Tools erfasst sind. Ein Strich bedeutet, dass zu diesem Punkt keine Angabe vorliegt - nicht, dass die Funktion fehlt.
Gemeinsam decken beide ERP- und Finanzintegration ab - diese Punkte taugen nicht als Entscheidungskriterium. Exklusive Funktionen hat in unserer Matrix keines der beiden Tools - der Unterschied liegt in Preisstruktur und Zielgruppe.
| Kriterium | Act! | Apptivo |
|---|---|---|
| Einstiegspreis | ab 20,00 $ / Monat$20 | ab 10,00 $ / Monat$10 |
| Preismodell | Abonnement | Abonnement |
| Kostenloser Plan | Nein | Nein |
| Kategorie | Nischen-, Legacy- und ERP-CRM | Nischen-, Legacy- und ERP-CRM |
| ERP- und Finanzintegration | Ja | Ja |
Fazit: Act! oder Apptivo?
Apptivo ist der günstigere Einstieg (10,00 $ pro Nutzer und Monat). Der erfasste Funktionsumfang ist vergleichbar - entscheide nach Arbeitsweise und bestehendem Tool-Stack.
Für ein Team mit 20 Nutzern heißt das konkret: Act! kostet 400,00 $ pro Monat, Apptivo 200,00 $ pro Monat. Über ein Jahr trennen die beiden 2.400,00 $ zugunsten von Apptivo - dieser Betrag sollte gegen den Nutzen der jeweiligen Funktionen gerechnet werden, nicht gegen das Bauchgefühl. Dazu kommen in beiden Fällen die Posten aus dem Kostenabschnitt: sie entscheiden häufiger über das Budget als der Preis pro Nutzer.
Häufige Fragen zu Act! und Apptivo
- Was ist der Hauptunterschied zwischen Act! und Apptivo?
- Die Zielgruppe. Act! Apptivo ist für flexible Kleinunternehmen mit leichtem ERP-Bedarf gedacht: Handel, Fertigung im Kleinen, Dienstleister mit eigener Rechnungsstellung.
- Ist Act! oder Apptivo günstiger?
- Apptivo ist im Einstieg günstiger. Act!: ab 20,00 $ / Monat. Apptivo: ab 10,00 $ / Monat. Für die tatsächlichen Kosten ist allerdings die Teamgröße entscheidend, weil beide Anbieter unterschiedlich abrechnen.
- Was kosten Act! und Apptivo bei 20 Nutzern?
- Bei 20 Nutzern im Einstiegstarif kostet Act! 400,00 $ pro Monat, Apptivo 200,00 $ pro Monat. Das sind 200,00 $ pro Monat und 2.400,00 $ pro Jahr Unterschied zugunsten von Apptivo. Der Rechner auf dieser Seite zeigt jede andere Teamgröße.
- Welches Tool ist für ein kleines Team mit 5 Nutzern günstiger?
- Bei 5 Nutzern im Einstiegstarif kostet Act! 100,00 $ pro Monat, Apptivo 50,00 $ pro Monat. Das sind 50,00 $ pro Monat und 600,00 $ pro Jahr Unterschied zugunsten von Apptivo. Der Rechner auf dieser Seite zeigt jede andere Teamgröße.
- Wie unterscheiden sich Act! und Apptivo im Funktionsumfang?
- Act! deckt 1 von 1 verglichenen Funktionen ab, Apptivo 1. Der Umfang ist damit vergleichbar, entscheidend sind Arbeitsweise und Abrechnungsmodell.
- Gibt es bei Act! oder Apptivo einen kostenlosen Plan?
- Nein, weder Act! noch Apptivo hat einen kostenlosen Plan. Die Evaluierung läuft in beiden Fällen über eine Testphase.
- Welche versteckten Kosten haben Act! und Apptivo?
- Act!: Bei Act! Apptivo: Der niedrige Preis bezieht sich auf die Einstiegsstufe, und dort ist nicht die Nutzerzahl der Engpass, sondern der App-Zugang: Welche Module - von Rechnungsstellung bis Supply Chain - nutzbar sind, hängt an der Stufe, ebenso Speicherplatz und die Zahl benutzerdefinierter Felder. Die Details stehen im Kostenabschnitt dieser Seite.
- Welche Schwächen haben Act! und Apptivo?
- Act!: Das Bedienkonzept stammt aus der Desktop-Ära und wirkt neben modernen Oberflächen sperrig. Apptivo: Die Funktionen verteilen sich über viele Einzel-Apps, die erst konfiguriert werden müssen.
Weitere Kandidaten aus derselben Kategorie
Act! und Apptivo sind nicht die einzigen Optionen in Nischen-, Legacy- und ERP-CRM. Diese Tools lösen eine ähnliche Aufgabe und lohnen einen Blick, bevor Sie sich festlegen.
Bitrix24
ab 49,00 $ / Monat
Bitrix24 lohnt sich für größere Gruppen, die unternehmensweite Zusammenarbeit und CRM in einem Werkzeug bündeln wollen: Organisationen mit vielen gelegentlichen Nutzern, bei denen Sitzpreise die Rechnung sprengen würden.
Act! vs Bitrix24Agile CRM
ab 14,99 $ / Monat
Agile CRM passt zu kleinen Unternehmen, die Vertrieb, einfache Marketing-Automatisierung und spielerische Anreize in einem günstigen Paket wollen.
Act! vs Agile CRMActiveCampaign
ab 19,00 $ / Monat
ActiveCampaign lohnt sich für E-Commerce-Marken und stark marketinggetriebene Organisationen, deren Umsatz an automatisierten Kampagnen hängt: Warenkorbabbrüche, Lifecycle-Mails, Segmentierung nach Kaufverhalten.
Act! vs ActiveCampaign