EngageBay vs Insightly: Welches ist besser in 2026?
Der Einstieg kostet bei EngageBay 14,99 $ pro Nutzer und Monat, bei Insightly 29,00 $ pro Nutzer und Monat - über die Entscheidung sagt das wenig. Dieser Vergleich stellt beide Tools gegenüber: Stärken und Schwächen im Alltag, die Gesamtkosten für Ihre Teamgröße, die Kostenposten neben der Lizenz und die Frage, für welches Team sich welches Werkzeug wirklich rechnet.
TL;DR - die Kurzfassung
Wählen Sie EngageBay, wenn …
- das Budget den Ausschlag gibt: 14,99 $ pro Nutzer und Monat gegenüber 29,00 $ pro Nutzer und Monat bei Insightly.
- Sie ohne Budget starten wollen - EngageBay hat einen kostenlosen Plan, Insightly nicht.
EngageBay ist für kostensensible Start-ups und kleine Teams gebaut, die das Funktionsbild einer All-in-One-Suite brauchen, aber das Budget dafür nicht haben.
Wählen Sie Insightly, wenn …
- Funktionsbreite zählt: 2 von 3 verglichenen Funktionen sind abgedeckt, bei EngageBay sind es 1.
Insightly passt zu Dienstleistern und Projektgeschäften, in denen der Abschluss der Anfang der Arbeit ist: Agenturen, Ingenieurbüros, Implementierungspartner.
EngageBay und Insightly im Kurzprofil
EngageBay
Visuelle Pipeline-CRM für SMB
EngageBay bündelt Sales, Marketing und Service samt integrierter Landing Pages in einer All-in-One-Plattform. Zapier und SendGrid sind angebunden. Positioniert als erschwingliche HubSpot-Alternative für kostensensible Start-ups, inklusive kostenlosem Einstiegsplan.
- Preis
- ab 14,99 $ / Monat$14.99
- Preismodell
- Freemium
Insightly
Visuelle Pipeline-CRM für SMB
Insightly kombiniert CRM und Projektmanagement in einer einheitlichen Plattform, sodass der Übergang vom Vertragsabschluss zur Projektlieferung nicht abreißt. Xero, QuickBooks und Power BI lassen sich anbinden. Gedacht für Dienstleister, bei denen Vertrieb und Delivery direkt ineinandergreifen.
- Preis
- ab 29,00 $ / Monat$29
- Preismodell
- Abonnement
Stärken und Schwächen im direkten Vergleich
Feature-Listen sagen, was ein Tool kann. Interessanter ist, was im Alltag trägt und wo es klemmt. Die folgenden Punkte stammen aus unserer Recherche zu Preisstruktur, Funktionsumfang und Positionierung der beiden Anbieter.
EngageBay
Stärken
- Sales, Marketing und Service samt Landing Pages in einem Abo
- Ein kostenloser Einstiegsplan erlaubt die Evaluierung ohne Budget
- Mit 14,99 USD liegt der Einstieg deutlich unter vergleichbaren All-in-One-Suiten
- Zapier und SendGrid deckeln den Integrationsbedarf ab
Schwächen
- Die Pläne sind nach Kontaktvolumen gestaffelt, nicht nur nach Nutzern
- Die Funktionstiefe erreicht das Vorbild HubSpot in keinem der drei Bereiche
- Die oberen Stufen werden nur auf Anfrage bepreist
Insightly
Stärken
- CRM und Projektmanagement liegen in einer Plattform, der Übergang nach dem Abschluss reißt nicht ab
- Xero und QuickBooks sind für die Rechnungsseite angebunden
- Power BI erlaubt Auswertungen über die CRM-Grenze hinaus
- Aufträge, Aufgaben und Meilensteine hängen direkt am gewonnenen Deal
Schwächen
- Mit 29 USD liegt der Einstieg über dem SMB-Durchschnitt dieser Matrix
- Marketing- und Service-Funktionen sind eigene Produkte und kosten zusätzlich
- Die höheren Stufen werden nur auf Anfrage bepreist
Kosten-Deep-Dive: Was zahlen Sie wirklich?
Der Einstiegspreis ist ein Werbeversprechen, die Gesamtkosten sind eine Rechnung. Beide hängen an der Teamgröße, am Abrechnungsmodell und an Posten, die in keiner Preisliste stehen. Stellen Sie unten Ihre Teamgröße ein - die Summen aktualisieren sich für beide Tools.
So rechnen die beiden Anbieter ab
EngageBay startet mit $14.99 und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Freemium). Für die höheren Stufen nennt der Anbieter keinen Listenpreis (Individuell auf Anfrage), die Kalkulation entsteht im Vertriebsgespräch. Ein kostenloser Plan existiert und eignet sich für die Evaluierung.
Insightly startet mit $29 und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Abonnement). Für die höheren Stufen nennt der Anbieter keinen Listenpreis (Individuell auf Anfrage), die Kalkulation entsteht im Vertriebsgespräch. Einen kostenlosen Plan gibt es nicht, der Einstieg läuft über eine Testphase.
Gesamtkosten-Rechner
Teamgröße einstellen und die monatlichen sowie jährlichen Kosten beider Tools vergleichen.
3.597,60 $ pro Jahr · 14,99 $ pro Nutzer und Monat.
6.960,00 $ pro Jahr · 29,00 $ pro Nutzer und Monat.
Bei 20 Nutzern ist EngageBay um 280,20 $ pro Monat günstiger - über zwölf Monate ergibt das 3.362,40 $ Unterschied.
Grundlage sind die Listenpreise aus unserer Tool-Datenbank. Rabatte bei Jahresvorauszahlung, Add-ons und Onboarding-Gebühren sind nicht enthalten - was typischerweise dazukommt, steht direkt unter diesem Rechner.
Versteckte Kosten neben der Lizenz
Add-ons, Onboarding-Gebühren, Seat-Buckets, Kontaktstaffeln und Bindungsfristen verschieben die Rechnung häufig stärker als der Preis pro Nutzer. Was bei diesen beiden Anbietern typischerweise dazukommt:
EngageBay
EngageBay positioniert sich als günstige Alternative zu den großen Suiten, und der Preis pro Nutzer hält dieses Versprechen. Der Kostentreiber sitzt an anderer Stelle: die Pläne sind nach Kontaktkontingenten gestaffelt, und eine wachsende Marketingliste hebt die Stufe unabhängig von der Teamgröße. Dazu kommt das E-Mail-Versandvolumen, das bei aktiven Kampagnen die eigentliche Rechnung bestimmt. Wer den kostenlosen Plan zur Evaluierung nutzt, sollte die Kontaktgrenze vor dem ersten Import prüfen, und wie überall in dieser Matrix gilt der beworbene Preis bei Jahresvorauszahlung.
Insightly
Insightly ist ein Produktbaukasten: CRM, Marketing und Service werden getrennt lizenziert. Wer die Plattform als All-in-One versteht, kalkuliert zu niedrig, denn der genannte Preis betrifft ausschließlich das CRM-Modul. Innerhalb der Stufen gelten zudem Grenzen für Datensätze, Berichte und benutzerdefinierte Felder, die bei wachsendem Datenbestand den Wechsel erzwingen. Für die Projektseite lohnt der Blick auf die Zahl der parallel führbaren Projekte pro Stufe. Wer Power BI für Auswertungen einsetzt, braucht dort eigene Lizenzen, die nicht Teil des CRM-Vertrags sind.
Für wen ist EngageBay und für wen Insightly?
Beide Tools sind gut - für unterschiedliche Teams. Die häufigste Fehlentscheidung ist nicht das schlechtere Produkt, sondern das falsche Profil.
EngageBay passt zu …
EngageBay ist für kostensensible Start-ups und kleine Teams gebaut, die das Funktionsbild einer All-in-One-Suite brauchen, aber das Budget dafür nicht haben. In dieser Rolle ist das Preis-Leistungs-Verhältnis schwer zu schlagen. Wer Enterprise-Governance, tiefe Automatisierung oder ein großes App-Ökosystem erwartet, sollte den Aufpreis für das Original einplanen statt später zu migrieren.
Insightly passt zu …
Insightly passt zu Dienstleistern und Projektgeschäften, in denen der Abschluss der Anfang der Arbeit ist: Agenturen, Ingenieurbüros, Implementierungspartner. Dort ersetzt die Kombination aus CRM und Projektteil zwei Systeme und eine Schnittstelle. Für reine Neukundenjagd ohne Lieferprozess ist der Projektanteil unnötiger Ballast, und der Einstiegspreis liegt über dem, was fokussierte Pipeline-Tools für dieselbe Aufgabe verlangen.
Alle technischen Details im Überblick
Die Tabelle listet alle Preisangaben und die 3 Funktionen, die für mindestens eines der beiden Tools erfasst sind. Ein Strich bedeutet, dass zu diesem Punkt keine Angabe vorliegt - nicht, dass die Funktion fehlt.
Nur bei EngageBay erfasst: Marketing-Automatisierung. Nur bei Insightly erfasst: ERP- und Finanzintegration und Projekt- und Aufgabenmanagement.
| Kriterium | EngageBay | Insightly |
|---|---|---|
| Einstiegspreis | ab 14,99 $ / Monat$14.99 | ab 29,00 $ / Monat$29 |
| High-Tier-Preis | Individuell auf Anfrage | Individuell auf Anfrage |
| Preismodell | Freemium | Abonnement |
| Kostenloser Plan | Ja | Nein |
| Kategorie | Visuelle Pipeline-CRM für SMB | Visuelle Pipeline-CRM für SMB |
| ERP- und Finanzintegration | – | Ja |
| Marketing-Automatisierung | Ja | – |
| Projekt- und Aufgabenmanagement | – | Ja |
Fazit: EngageBay oder Insightly?
EngageBay ist der günstigere Einstieg (14,99 $ pro Nutzer und Monat). Beim Funktionsumfang liegt Insightly vorn: 2 von 3 verglichenen Funktionen sind abgedeckt.
Für ein Team mit 20 Nutzern heißt das konkret: EngageBay kostet 299,80 $ pro Monat, Insightly 580,00 $ pro Monat. Über ein Jahr trennen die beiden 3.362,40 $ zugunsten von EngageBay - dieser Betrag sollte gegen den Nutzen der jeweiligen Funktionen gerechnet werden, nicht gegen das Bauchgefühl. Dazu kommen in beiden Fällen die Posten aus dem Kostenabschnitt: sie entscheiden häufiger über das Budget als der Preis pro Nutzer.
Häufige Fragen zu EngageBay und Insightly
- Was ist der Hauptunterschied zwischen EngageBay und Insightly?
- Die Zielgruppe. EngageBay ist für kostensensible Start-ups und kleine Teams gebaut, die das Funktionsbild einer All-in-One-Suite brauchen, aber das Budget dafür nicht haben. Insightly passt zu Dienstleistern und Projektgeschäften, in denen der Abschluss der Anfang der Arbeit ist: Agenturen, Ingenieurbüros, Implementierungspartner.
- Ist EngageBay oder Insightly günstiger?
- EngageBay ist im Einstieg günstiger. EngageBay: ab 14,99 $ / Monat. Insightly: ab 29,00 $ / Monat. Für die tatsächlichen Kosten ist allerdings die Teamgröße entscheidend, weil beide Anbieter unterschiedlich abrechnen.
- Was kosten EngageBay und Insightly bei 20 Nutzern?
- Bei 20 Nutzern im Einstiegstarif kostet EngageBay 299,80 $ pro Monat, Insightly 580,00 $ pro Monat. Das sind 280,20 $ pro Monat und 3.362,40 $ pro Jahr Unterschied zugunsten von EngageBay. Der Rechner auf dieser Seite zeigt jede andere Teamgröße.
- Welches Tool ist für ein kleines Team mit 5 Nutzern günstiger?
- Bei 5 Nutzern im Einstiegstarif kostet EngageBay 74,95 $ pro Monat, Insightly 145,00 $ pro Monat. Das sind 70,05 $ pro Monat und 840,60 $ pro Jahr Unterschied zugunsten von EngageBay. Der Rechner auf dieser Seite zeigt jede andere Teamgröße.
- Wie unterscheiden sich EngageBay und Insightly im Funktionsumfang?
- EngageBay deckt 1 von 3 verglichenen Funktionen ab, Insightly 2. Der Vorsprung von Insightly sagt allerdings nichts darüber, ob die zusätzlichen Funktionen zu Ihrem Prozess passen - die Tabelle auf dieser Seite zeigt die Unterschiede im Einzelnen.
- Gibt es bei EngageBay oder Insightly einen kostenlosen Plan?
- Nur EngageBay bietet einen kostenlosen Plan. Bei Insightly beginnt die Nutzung mit einem bezahlten Tarif (ab 29,00 $ / Monat).
- Welche versteckten Kosten haben EngageBay und Insightly?
- EngageBay: EngageBay positioniert sich als günstige Alternative zu den großen Suiten, und der Preis pro Nutzer hält dieses Versprechen. Insightly: Insightly ist ein Produktbaukasten: CRM, Marketing und Service werden getrennt lizenziert. Die Details stehen im Kostenabschnitt dieser Seite.
- Welche Schwächen haben EngageBay und Insightly?
- EngageBay: Die Pläne sind nach Kontaktvolumen gestaffelt, nicht nur nach Nutzern. Insightly: Mit 29 USD liegt der Einstieg über dem SMB-Durchschnitt dieser Matrix.
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