Keap vs Microsoft Dynamics 365: Welches ist besser in 2026?
Der Einstieg kostet bei Keap 249,00 $ als Team-Flatrate, bei Microsoft Dynamics 365 65,00 $ pro Nutzer und Monat - über die Entscheidung sagt das wenig. Dieser Vergleich stellt beide Tools gegenüber: Stärken und Schwächen im Alltag, die Gesamtkosten für Ihre Teamgröße, die Kostenposten neben der Lizenz und die Frage, für welches Team sich welches Werkzeug wirklich rechnet.
TL;DR - die Kurzfassung
Wählen Sie Keap, wenn …
- Funktionsbreite zählt: 2 von 2 verglichenen Funktionen sind abgedeckt, bei Microsoft Dynamics 365 sind es 1.
- viele Nutzer Zugriff brauchen: die Flatrate wächst nicht mit jedem zusätzlichen Sitz, anders als bei Microsoft Dynamics 365.
Keap passt zu kleinen und mittleren Unternehmen, für die Automatisierung Kernstrategie ist und nicht Zusatzfunktion: Dienstleister mit wiederkehrenden Abläufen, Coaching- und Agenturmodelle, Onlinehandel mit Follow-up-Ketten.
Wählen Sie Microsoft Dynamics 365, wenn …
- das Budget den Ausschlag gibt: 65,00 $ pro Nutzer und Monat gegenüber 249,00 $ als Team-Flatrate bei Keap.
- Ihr Anforderungsprofil auf Enterprise-Niveau liegt: Governance, Anpassbarkeit und Skalierung wiegen dann mehr als der Preis pro Nutzer.
Die Plattform lohnt sich für Konzerne und größere Mittelständler, die bereits vollständig im Microsoft-Stack arbeiten: Microsoft 365, Teams, Azure und Power BI im Einsatz, eine IT-Abteilung mit Microsoft-Kompetenz, Bedarf an ERP-Nähe.
Keap und Microsoft Dynamics 365 im Kurzprofil
Keap
Enterprise- und All-in-One-CRM
Keap kombiniert fortgeschrittene Marketing-Automatisierung mit integriertem E-Commerce und deckt damit den Weg von der Lead-Erfassung bis zur Rechnung ab. Anbindungen an Zapier, QuickBooks und WordPress runden das Paket ab. Die Flatrate ab 249 USD richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen, die End-to-End-Automatisierung zur Kernstrategie machen.
- Preis
- ab 249,00 $ / Monat$249 (Flatrate-Basis für den Einstieg)
- Preismodell
- Abonnement
Microsoft Dynamics 365
Enterprise- und All-in-One-CRM
Microsoft Dynamics 365 ist weniger ein isoliertes CRM als ein Modul im Microsoft-Ökosystem: ERP-Hybride, tiefe Power-Platform-Integration und Enterprise-Reporting greifen direkt in Microsoft 365, Teams, Azure und Power BI. Die Jahresverpflichtung ab 780 USD pro Nutzer rechtfertigt sich über diese native Tiefe. Zielgruppe sind Konzerne, die ohnehin stark im Microsoft-Stack verwurzelt sind.
- Preis
- ab 65,00 $ / Monat$65 pro Nutzer/Monat ($780/Jahr, Jahresbindung)
- Preismodell
- Enterprise
Stärken und Schwächen im direkten Vergleich
Feature-Listen sagen, was ein Tool kann. Interessanter ist, was im Alltag trägt und wo es klemmt. Die folgenden Punkte stammen aus unserer Recherche zu Preisstruktur, Funktionsumfang und Positionierung der beiden Anbieter.
Keap
Stärken
- Marketing-Automatisierung, E-Commerce und Rechnungsstellung greifen in einem System ineinander
- Die Flatrate deckt den Einstieg ab, statt jeden Sitz einzeln abzurechnen
- Zapier, QuickBooks und WordPress sind direkt angebunden
- Der Weg von der Lead-Erfassung bis zur bezahlten Rechnung braucht keine Zwischentools
Schwächen
- Mit 249 USD Einstieg ist die Hürde die höchste in unserer Matrix
- Für reines Pipeline-Management ist der Automatisierungsumfang deutlich zu viel
- Die höheren Stufen sind nur auf Anfrage bepreist
Microsoft Dynamics 365
Stärken
- Power Platform, Power BI und Teams greifen nativ ineinander, ohne Middleware
- ERP- und CRM-Module laufen auf einer gemeinsamen Datenbasis
- Enterprise-Reporting und Governance entsprechen dem Microsoft-Standard, den die IT bereits kennt
- Azure-Anbindung erlaubt eigene Erweiterungen im vorhandenen Cloud-Vertrag
Schwächen
- Die Jahresverpflichtung ab 780 USD pro Nutzer bindet Budget für zwölf Monate
- Außerhalb des Microsoft-Stacks verliert der zentrale Vorteil der Plattform seinen Wert
- Die höheren Stufen werden nur individuell bepreist, ein Listenpreis existiert nicht
Kosten-Deep-Dive: Was zahlen Sie wirklich?
Der Einstiegspreis ist ein Werbeversprechen, die Gesamtkosten sind eine Rechnung. Beide hängen an der Teamgröße, am Abrechnungsmodell und an Posten, die in keiner Preisliste stehen. Stellen Sie unten Ihre Teamgröße ein - die Summen aktualisieren sich für beide Tools.
So rechnen die beiden Anbieter ab
Keap startet mit $249 (Flatrate-Basis für den Einstieg) und rechnet als Flatrate für das gesamte Team ab (Preismodell: Abonnement). Für die höheren Stufen nennt der Anbieter keinen Listenpreis (Individuell auf Anfrage), die Kalkulation entsteht im Vertriebsgespräch. Einen kostenlosen Plan gibt es nicht, der Einstieg läuft über eine Testphase.
Microsoft Dynamics 365 startet mit $65 pro Nutzer/Monat ($780/Jahr, Jahresbindung) und rechnet pro Nutzer und Monat ab (Preismodell: Enterprise). Für die höheren Stufen nennt der Anbieter keinen Listenpreis (Individuell auf Anfrage), die Kalkulation entsteht im Vertriebsgespräch. Einen kostenlosen Plan gibt es nicht, der Einstieg läuft über eine Testphase.
Gesamtkosten-Rechner
Teamgröße einstellen und die monatlichen sowie jährlichen Kosten beider Tools vergleichen.
2.988,00 $ pro Jahr · Flatrate für das Team: die Summe bleibt gleich, solange die Nutzerobergrenze des Tarifs reicht.
15.600,00 $ pro Jahr · 65,00 $ pro Nutzer und Monat.
Bei 20 Nutzern ist Keap um 1.051,00 $ pro Monat günstiger - über zwölf Monate ergibt das 12.612,00 $ Unterschied.
Grundlage sind die Listenpreise aus unserer Tool-Datenbank. Rabatte bei Jahresvorauszahlung, Add-ons und Onboarding-Gebühren sind nicht enthalten - was typischerweise dazukommt, steht direkt unter diesem Rechner.
Versteckte Kosten neben der Lizenz
Add-ons, Onboarding-Gebühren, Seat-Buckets, Kontaktstaffeln und Bindungsfristen verschieben die Rechnung häufig stärker als der Preis pro Nutzer. Was bei diesen beiden Anbietern typischerweise dazukommt:
Keap
Die Flatrate von 249 USD klingt nach Planungssicherheit, deckt aber ein festes Kontingent ab: eine begrenzte Zahl an Nutzern und ein Kontaktvolumen. Beides ist erweiterbar - und genau dort entstehen die Folgekosten, weil zusätzliche Sitze und Kontaktstufen separat berechnet werden. Rechnen sollte man außerdem mit einer einmaligen Onboarding-Gebühr, die bei Keap Teil des Einstiegs ist, sowie mit dem E-Mail-Versandvolumen bei aktiven Kampagnen. Wer Automatisierungen selbst baut, investiert zusätzlich Arbeitszeit in Aufbau und Pflege der Sequenzen; das ist der eigentliche Kostenblock der ersten Monate.
Microsoft Dynamics 365
Dynamics 365 wird pro Modul lizenziert, nicht pro Plattform. Sales und Customer Service sind getrennte Lizenzen, und wer beides braucht, zahlt beides - Rabatte gibt es erst über die sogenannten Attach-Lizenzen ab dem zweiten Modul. Der ausgewiesene Preis von 65 USD pro Nutzer und Monat entspricht 780 USD pro Jahr bei Jahresbindung und Vorauszahlung. Nicht enthalten sind Power BI Pro für Auswertungen, Power Apps für eigene Oberflächen und zusätzlicher Dataverse-Speicher, der bei größeren Datenmengen regelmäßig nachgekauft wird. Die Einführung läuft in der Praxis über einen Microsoft-Partner.
Für wen ist Keap und für wen Microsoft Dynamics 365?
Beide Tools sind gut - für unterschiedliche Teams. Die häufigste Fehlentscheidung ist nicht das schlechtere Produkt, sondern das falsche Profil.
Keap passt zu …
Keap passt zu kleinen und mittleren Unternehmen, für die Automatisierung Kernstrategie ist und nicht Zusatzfunktion: Dienstleister mit wiederkehrenden Abläufen, Coaching- und Agenturmodelle, Onlinehandel mit Follow-up-Ketten. Dort bezahlt sich die Flatrate über eingesparte Tools und Handarbeit. Ein dreiköpfiges Vertriebsteam, das lediglich Deals nachverfolgen will, zahlt bei Keap ein Vielfaches gegenüber einem schlanken Pipeline-Tool und nutzt den größeren Teil des Systems nie.
Microsoft Dynamics 365 passt zu …
Die Plattform lohnt sich für Konzerne und größere Mittelständler, die bereits vollständig im Microsoft-Stack arbeiten: Microsoft 365, Teams, Azure und Power BI im Einsatz, eine IT-Abteilung mit Microsoft-Kompetenz, Bedarf an ERP-Nähe. In dieser Konstellation ist die native Tiefe kaum zu schlagen. Ohne Microsoft-Umgebung fällt genau dieser Vorteil weg und übrig bleibt ein teures CRM mit steiler Lernkurve.
Alle technischen Details im Überblick
Die Tabelle listet alle Preisangaben und die 2 Funktionen, die für mindestens eines der beiden Tools erfasst sind. Ein Strich bedeutet, dass zu diesem Punkt keine Angabe vorliegt - nicht, dass die Funktion fehlt.
Gemeinsam decken beide ERP- und Finanzintegration ab - diese Punkte taugen nicht als Entscheidungskriterium. Nur bei Keap erfasst: Marketing-Automatisierung.
| Kriterium | Keap | Microsoft Dynamics 365 |
|---|---|---|
| Einstiegspreis | ab 249,00 $ / Monat$249 (Flatrate-Basis für den Einstieg) | ab 65,00 $ / Monat$65 pro Nutzer/Monat ($780/Jahr, Jahresbindung) |
| High-Tier-Preis | Individuell auf Anfrage | Individuell auf Anfrage |
| Preismodell | Abonnement | Enterprise |
| Kostenloser Plan | Nein | Nein |
| Kategorie | Enterprise- und All-in-One-CRM | Enterprise- und All-in-One-CRM |
| ERP- und Finanzintegration | Ja | Ja |
| Marketing-Automatisierung | Ja | – |
Fazit: Keap oder Microsoft Dynamics 365?
Microsoft Dynamics 365 ist der günstigere Einstieg (65,00 $ pro Nutzer und Monat). Beim Funktionsumfang liegt Keap vorn: 2 von 2 verglichenen Funktionen sind abgedeckt.
Für ein Team mit 20 Nutzern heißt das konkret: Keap kostet 249,00 $ pro Monat (Flatrate, unabhängig von der Teamgröße), Microsoft Dynamics 365 1.300,00 $ pro Monat. Über ein Jahr trennen die beiden 12.612,00 $ zugunsten von Keap - dieser Betrag sollte gegen den Nutzen der jeweiligen Funktionen gerechnet werden, nicht gegen das Bauchgefühl. Dazu kommen in beiden Fällen die Posten aus dem Kostenabschnitt: sie entscheiden häufiger über das Budget als der Preis pro Nutzer.
Häufige Fragen zu Keap und Microsoft Dynamics 365
- Was ist der Hauptunterschied zwischen Keap und Microsoft Dynamics 365?
- Die Zielgruppe. Keap passt zu kleinen und mittleren Unternehmen, für die Automatisierung Kernstrategie ist und nicht Zusatzfunktion: Dienstleister mit wiederkehrenden Abläufen, Coaching- und Agenturmodelle, Onlinehandel mit Follow-up-Ketten. Die Plattform lohnt sich für Konzerne und größere Mittelständler, die bereits vollständig im Microsoft-Stack arbeiten: Microsoft 365, Teams, Azure und Power BI im Einsatz, eine IT-Abteilung mit Microsoft-Kompetenz, Bedarf an ERP-Nähe.
- Ist Keap oder Microsoft Dynamics 365 günstiger?
- Microsoft Dynamics 365 ist im Einstieg günstiger. Keap: ab 249,00 $ / Monat. Microsoft Dynamics 365: ab 65,00 $ / Monat. Für die tatsächlichen Kosten ist allerdings die Teamgröße entscheidend, weil beide Anbieter unterschiedlich abrechnen.
- Was kosten Keap und Microsoft Dynamics 365 bei 20 Nutzern?
- Bei 20 Nutzern im Einstiegstarif kostet Keap 249,00 $ pro Monat (Flatrate, unabhängig von der Teamgröße), Microsoft Dynamics 365 1.300,00 $ pro Monat. Das sind 1.051,00 $ pro Monat und 12.612,00 $ pro Jahr Unterschied zugunsten von Keap. Der Rechner auf dieser Seite zeigt jede andere Teamgröße.
- Welches Tool ist für ein kleines Team mit 5 Nutzern günstiger?
- Bei 5 Nutzern im Einstiegstarif kostet Keap 249,00 $ pro Monat (Flatrate, unabhängig von der Teamgröße), Microsoft Dynamics 365 325,00 $ pro Monat. Das sind 76,00 $ pro Monat und 912,00 $ pro Jahr Unterschied zugunsten von Keap. Der Rechner auf dieser Seite zeigt jede andere Teamgröße.
- Wie unterscheiden sich Keap und Microsoft Dynamics 365 im Funktionsumfang?
- Keap deckt 2 von 2 verglichenen Funktionen ab, Microsoft Dynamics 365 1. Der Vorsprung von Keap sagt allerdings nichts darüber, ob die zusätzlichen Funktionen zu Ihrem Prozess passen - die Tabelle auf dieser Seite zeigt die Unterschiede im Einzelnen.
- Gibt es bei Keap oder Microsoft Dynamics 365 einen kostenlosen Plan?
- Nein, weder Keap noch Microsoft Dynamics 365 hat einen kostenlosen Plan. Die Evaluierung läuft in beiden Fällen über eine Testphase.
- Welche versteckten Kosten haben Keap und Microsoft Dynamics 365?
- Keap: Die Flatrate von 249 USD klingt nach Planungssicherheit, deckt aber ein festes Kontingent ab: eine begrenzte Zahl an Nutzern und ein Kontaktvolumen. Microsoft Dynamics 365: Dynamics 365 wird pro Modul lizenziert, nicht pro Plattform. Die Details stehen im Kostenabschnitt dieser Seite.
- Welche Schwächen haben Keap und Microsoft Dynamics 365?
- Keap: Mit 249 USD Einstieg ist die Hürde die höchste in unserer Matrix. Microsoft Dynamics 365: Die Jahresverpflichtung ab 780 USD pro Nutzer bindet Budget für zwölf Monate.
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